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社内承認プロセスのシステム化で何が変わる？弊社も利用している「ベリー クラウド稟議 by JOBCAN」をご紹介！
稟議申請や各種申請業務をいまだに紙の申請書で行っている企業も少なくありません。
しかし、近年、業務効率の向上やペーパーレス化、そして社内DX（デジタルトランスフォーメーション）推進の観点から、これらの申請業務にシステムを導入する企業が増えてきています。一方で、導入のプロセスやメリットがよく分からず、システム導入に不安を抱える企業も多いのが現状です。
今回は、システムを導入することで申請業務がどのように変わるのか、具体的なメリットや変化についてご紹介します。これから申請業務を効率化したいと考えている企業様や、社内のDX化を検討中の方に参考にしていただければと思います。
システム導入で実現する効率的な申請業務の変化
社内稟議や申請業務にシステムを導入することで、従来の紙による申請業務の効率が大幅に向上し、業務全体のスピードアップ、コスト削減、透明性向上といった多くのメリットが得られます。
また、DXの一環として申請業務のデジタル化を進めることで、現代の働き方に適した柔軟で持続可能な職場環境が整備され、企業の競争力向上にも寄与してくれるのですが、具体的な変化に関して代表的な５つを以下にてご紹介いたします。
1. ペーパーレス化とコスト削減
紙の申請書をデジタルに置き換えることで、ペーパーレス化が進み、紙代や印刷コストが削減できます。
また、申請書類を保管するスペースや管理コストも不要になり、社内の物理的な環境を整える一助となります。さらに、環境への配慮という観点でも、ペーパーレス化はCSR（企業の社会的責任）の一環としても効果的です。
2. 業務効率の大幅向上
紙の申請業務では、申請書を作成・印刷・回覧・承認といった複数の工程が必要です。しかし、システム化することで、申請書の作成から承認までを一元管理でき、各工程がデジタルで行えるようになります。
例えば、申請書の記入や承認プロセスが短縮され、ワンタッチで次の承認者に通知が送られるため、担当者はリアルタイムで進捗を確認でき、業務が滞ることがなくなります。
3. 透明性の向上と監査対応の強化
システムを使えば、申請や承認のプロセスが履歴として残り、申請書の変更履歴や承認者が自動的に記録されます。これにより、誰がいつどのように承認したかが簡単に確認できるため、透明性が向上します。
社内外の監査対応も容易になり、必要な書類や承認履歴をすぐに確認できるため、監査対応の負担が軽減されます。
4. 業務プロセスの標準化とエラー防止
システムの導入により、申請業務のプロセスが標準化されます。申請内容がデジタル化されるため、記入漏れや入力ミスを減らし、申請が通らない理由やミスが発生するリスクも減少します。
また、システム上で申請条件に合わない場合はエラーメッセージが表示されるなどの機能もあるため、作業の効率化と精度向上につながります。
5. リモートワーク時の利便性向上
コロナ禍によりリモートワークが一般的になった現在、場所にとらわれない働き方が重視されています。クラウド型の申請システムであれば、出張中や自宅からでも申請書の作成や承認ができ、リモートワークでも円滑に業務を進められます。
また、承認が必要な際には通知機能により、スマホなどで手軽に確認・承認が可能です。
弊社で取り扱っているサービスをご紹介！
ベリーモバイルでもクラウドを利用して稟議申請や各種申請を上げる事ができる「クラウド稟議 by JOBCAN」と言うサービスを取り扱っており、実際に弊社でも利用しております。
システム導入当初は少し操作の慣れや習慣付けが必要で、社員に対する教育やトレーニングを行いましたが、徐々に紙の申請を廃止していく事で、自然と業務に馴染んでいきました。
弊社でも利用しており、サービスを提供している「クラウド稟議 by JOBCAN」についてご紹介いたします。
「クラウド稟議 by JOBCAN」の基本情報をご紹介！
「クラウド稟議 by JOBCAN」は、稟議・出張申請・交通費申請など、社内のあらゆる申請書をクラウドで管理できる高度な稟議・申請・承認システムです。
このシステムは、従来の紙ベースでの申請や承認のプロセスを完全にデジタル化し、より効率的かつスムーズな業務運営を実現します。稟議申請だけでなく、社内で発生するさまざまな申請業務をクラウドで一元管理することができ、どこからでも、どの端末からでもアクセス可能です。
場所を選ばずリアルタイムで承認が出来る！
PC、スマホ、タブレットなどお手元にあるデバイスを使って、リアルタイムで申請や承認ができるため、業務のスピードと利便性が大幅に向上します。これまでのように、紙の申請書を回覧したり、郵送で送付したりする手間がなくなり、業務の負担を大きく軽減でき、検索機能を活用すれば、過去の申請や承認履歴を瞬時に確認することができるので、情報の追跡が非常に簡単になります。
クラウド管理システムを導入することの最大のメリットは、業務の効率化だけでなく、社内の運営全体に対して大きなポジティブな影響を与える点です。以下では、クラウド稟議 by JOBCANの導入により得られる3つの大きなメリットを詳しくご紹介します。
1. 稟議申請をオンラインで完結！
クラウド稟議 by JOBCANでは、従来のように稟議書を手書きで記入したり、上司に印刷物を持っていったりする必要は一切ありません。
申請者はオンライン上で申請書を作成し、必要な情報を入力するだけで申請が完了します。承認者は、スマホやPCを使って、リアルタイムで申請内容を確認し、承認・差し戻しを行います。すべての作業がオンラインで完結するため、紙のやり取りにかかる手間や時間を大幅に削減できます。
また、申請内容に関するフィードバックやコメントもシステム内で一元管理されるため、重要な情報が散逸することなく、スムーズに承認プロセスが進行します。これにより、申請から承認までのプロセスが迅速化し、企業全体の業務フローが効率化されます。
2. 時間＝コストを削減！
手書きで申請書を作成したり、担当者に直接提出するという従来の方法では、多くの時間がかかり、管理者側も手作業で処理を行うため、人的コストが高くなります。また、紙の申請書が紛失したり、誤って承認されてしまうリスクもありました。
しかし、クラウド稟議 by JOBCANを導入することで、これらの手間やコストが大幅に削減されます。オンライン上で簡単に申請・承認が完了し、全ての履歴がデジタルで保存されるため、時間とコストの両方を効率的に削減できます。さらに、承認プロセスがスピーディーになることで、業務全体のタイムラインが短縮され、無駄な時間がなくなります。
また、従業員が簡単に申請を行えるようになり、申請内容の正確性も向上するため、管理者側で行う確認作業も最小限に抑えられます。結果として、リソースの最適化と効率化が実現します。
3. 社内統制の強化！
稟議・申請業務のデジタル化により、企業全体の統制が強化されます。クラウドシステムでは、申請から承認までのすべての過程がリアルタイムで記録され、誰がいつ申請し、誰が承認したかが明確に残ります。この透明性が確保されることにより、後からの確認や監査が簡単になり、不正行為や誤った承認を防ぐことができます。
また、申請の権限や承認ルートを事前に設定することができるため、正当な申請者のみが申請できるように制限を設けることが可能です。これにより、社内での申請ルールがしっかりと守られ、企業内での権限の乱用を防ぐことができます。
さらに、過去の申請内容や承認履歴がシステム内で確認できるため、業務の改善点をすぐに見つけ、必要に応じてプロセスを見直すことができます。これにより、組織内での情報の流れが円滑になり、より効率的かつ透明性の高い経営が可能になります。
「ベリー クラウド稟議 by JOBCAN」で業務改善！
「クラウド稟議 by JOBCAN」は、稟議システムをクラウド化することにより、企業のテレワーク環境を強化するだけでなく、業務の効率化や意思決定のスピードアップを実現します。さらに、このシステムはコストの削減、組織全体の生産性向上、そして内部統制の強化にも大きく貢献します。
従来、紙ベースで行われていた稟議申請や承認のプロセスをクラウド化することで、物理的な距離や時間帯に縛られることなく、どこからでも申請や承認の手続きが行えるようになります。これにより、テレワークやフレックスタイムなど、柔軟な働き方が可能になり、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。
また、出張中や休暇中でも申請や承認作業がリアルタイムで完結できるため、ビジネスのスピードも格段に向上します。
ベリーモバイルのサポート
ベリーモバイルは、Donuts社が提供する「JOBCAN」の販売代理店として、導入前から導入後まで、しっかりとサポートを行っています。
お客様のニーズに応じたコンサルティングや、初期設定のサポート、さらにベリーモバイルオリジナルの申請テンプレートをご提供し、より効率的にシステムを導入・活用していただけます。お客様の企業規模や業務内容に合わせた最適な導入プランを提案し、スムーズな移行をお手伝いします。
さらに、システム導入後の運用サポートも充実しており、万が一のトラブルにも迅速に対応いたします。オンラインでのサポートも提供しているため、どこからでも安心して利用いただけます。
無料トライアルのご提供
「クラウド稟議 by JOBCAN」には無料トライアル期間が設けられており、実際に導入する前にシステムをお試しいただけます。無料トライアルを通じて、実際の操作感や機能を確認していただき、導入後の効果を実感することができます。この機会に、ぜひお試しいただき、業務効率化やコスト削減、生産性向上を実現してください。
お客様からのお問い合わせをお待ちしておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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